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La Oficina de Registraduría es responsable de proteger la privacidad de los expedientes académicos de los estudiantes y custodiar el mismo.  Además, a través de nuestra oficina se canalizan los servicios de matrícula, convalidación de cursos, asistencia a clases, progreso académico de los estudiantes, notas, diplomas, transcripciones de crédito y certificaciones, entre otros.

Servicios que Ofrece la Oficina de Registraduría:

  • Matricular y registrar el programa oficial de clases de los estudiantes.
  • Organizar, mantener al día, proteger y custodiar un sistema de archivo de los expedientes académicos de los estudiantes, que asegure la confidencialidad, validez y confiabilidad de los datos y la integridad física de los expedientes.
  • Proveerles orientación a los estudiantes en torno a los trámites que éstos hacen en esta Oficina.
  • Preparar y emitir transcripciones de créditos de los estudiantes.
  • Certificar la terminación satisfactoria de cursos y grados.
  • Declarar la elegibilidad para recibir grados y honores, etc.
  • Coordinar la utilización de las facilidades físicas (salones) de la Institución.
  • Llevar a cabo las transacciones de bajas parciales y totales.
  • Proveer apoyo administrativo a la facultad para ayudarlos en sus tareas institucionales e información que facilite a consejeros y a profesores la asesoría académica de los estudiantes.
  • Procesar las convalidaciones de estudiantes de transferencia.
  • Procesar distintas certificaciones de estudio.
  • Tramitar la remoción de incompletos.

Horarios de Servicio

  • Lunes a Viernes
    8:00am – 5:00 pm

Contactos

  • Olga M. Rivera Soto
    Registradora
    787-798-1199 ext. 236
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  • Registradora Asociada
    Recinto de Bayamón
    787-798-1199 ext. 235
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  • Registradora Asociada
    Recinto de Toa Alta
    787-870-2552
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  • Registradora Asociada
    Recinto de Vega Alta
    787-883-1140
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  • Registradora Asociada
    Centro de Extensión Ciales
    787-871-0185
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Políticas de Registraduría


Servicios en Línea

Solicitud de Transcripción de Créditos

Solicitud de Certificación de Estudios

Preguntas Frecuentes

¿Qué es el Calendario Académico?

El Calendario Académico es el documento oficial donde se informan las fechas del comienzo y terminación de cada término en el año académico.  Indica las fechas límites para realizar gestiones oficiales como: periodo de matrícula tardía, cambios de programa de clases, bajas totales y parciales, exámenes finales, entre otros.  Puedes obtener una copia en la Oficina de Registraduría.

¿Por qué me dieron de baja de mis cursos?

Se espera que todos los estudiantes asistan a los cursos en los que están matriculados oficialmente. La Oficina de Registraduría monitoreará las asistencias y ausencias que informan los profesores. Respondiendo a una regulación federal, si te ausentas durante catorce (14) días consecutivos a todos tus cursos serás dado de baja y tu estatus de matrícula pasará de “Active” (Activo) a “Withdrawal” (Baja).

¿Cuáles son las consecuencias de la baja?

Además de afectar el progreso en tu ruta académica, la baja de algunos de tus cursos tiene impacto en el balance de tu cuenta. Para orientarte sobre cómo se afecta el balance de tu cuenta por concepto de la baja de tus cursos, debes de comunicarte con algún especialista de la Oficina de Tesorería o accede a las preguntas frecuentes en la sección de la Oficina de Finanzas.

¿Cómo solicito una transcripción de créditos o una certificación de estudios?

La transcripción de créditos y la certificación de estudios se solicitan en la Oficina de Registraduría.  La solicitud de transcripción de créditos conlleva pagar una cuota de $5.00 en la Oficina de Tesorería.

Las transcripciones de créditos que son para tu uso, (Copia de Estudiante), se te pueden entregar a la mano.  Las transcripciones solicitadas para universidades, empleadores, u otras agencias son oficiales (Copia Oficial) y se tienen que enviar por correo directamente a la dirección que nos proveas.

  • El tiempo de procesamiento para la transcripción de créditos y/o certificación de estudios es de 5 a 7 días laborables, después de recibir la solicitud y el pago.
  • Cualquier reclamación relacionada con esta solicitud debe presentarse dentro de los treinta (30) días a partir de la fecha en que solicite su transcripción de créditos y/o certificación de estudios.
  • Ninguna transcripción de créditos y/o certificación será procesada a estudiantes con un estatus delincuente en el Departamento de Finanzas.
  • Ninguna transcripción de créditos y/o certificación de estudios será procesada a terceros sin el consentimiento por escrito del estudiante. En tal caso, la persona autorizada deberá presentar personalmente la autorización por escrito, identificación con foto del estudiante y la persona autorizada a la Oficina de Registraduría.
¿Por qué tengo que solicitar y pagar graduación si no asistiré a la ceremonia?

Es importante que solicites graduación completando el formulario de Solicitud de Graduación, para que la Oficina de Registraduría complete el proceso de evaluar tu expediente y determinar si completaste todos los requisitos del programa académico para certificar el mismo en tu expediente.  Sólo así podrás obtener tu diploma.

El pago de la cuota graduación, el cual lo realizas en la Oficina de Tesorería, cubre la evaluación de graduación, la certificación del grado en tu expediente académico y el diploma tan pronto completes todos los requisitos de tu programa.

¿Aceptan cursos aprobados en otra institución? ¿Cuál es el procedimiento?

Estudiante de transferencia es todo solicitante procedente de otra institución o universidad que desea continuar sus estudios en American Educational College. Deberá cumplir con los requisitos de admisión antes mencionados y en adición deberá:

  1. Completar la solicitud de convalidación.

  2. Solicitar de la institución postsecundaria o universidad de procedencia una transcripción oficial de créditos. La misma debe ser enviada por correo al Departamento de Admisiones. La Institución de procedencia deberá estar debidamente autorizada por el Consejo de Educación de Puerto Rico y acreditada por una agencia acreditadora nacional. Se podrá utilizar una Copia de Estudiante (Student Copy) para la evaluación. No obstante, la convalidación final estará sujeta al recibo de la transcripción oficial.

  3. Entregará al Departamento de Admisiones una copia del Catálogo Oficial y actual de la institución o instituciones de procedencia.

    a. Las clases y los créditos a ser convalidados deberán ser similares a los ofrecidos en American Educational College en términos de contenido, enfoque y prácticas.
    b. El estudiante candidato deberá solicitar convalidación antes de completar el proceso de admisión.
    c. Sólo serán considerados en la evaluación del (la) Vicepresidente(a) de Asuntos Académicos, aquellos cursos o créditos en donde el estudiante que solicita transferencia hubiese obtenido por lo menos una “C”, excepto en los cursos de especialización en que el mínimo es “B” de una institución debidamente acreditada.
    d. Los cursos a ser convalidados deberán tener una vigencia no mayor de cinco (5) años tanto para los cursos de concentración como para los cursos generales.
    e. Los cursos convalidados se reflejarán en el expediente académico del estudiante con una “T”, sin calificación. No se considerarán para el promedio general, pero si para el porciento de créditos intentados vs aprobados.
    f. Se convalidará, como máximo, hasta un 25% del total de los créditos del programa seleccionado.

Se notifica que la determinación sobre créditos que aceptará esta Institución (convalidación de créditos), la hará el (la) Vicepresidente(a) de Asuntos Académicos. American Educational College no convalidará créditos por experiencia laboral. Los estudiantes del American Educational College que deseen cambiar o transferirse de un recinto a otro, se le convalidarán todos los créditos tomados.

¿Cuánto tiempo se mantienen activos los cursos tomados en la Institución de no completar el grado?

El tiempo de caducidad de todos los cursos aprobados son cinco (5) años, luego los cursos no serán convalidados y tendrá que repetirlos si desea completar el programa académico.

¿Cómo puedo cambiar de programa de estudios?

Un estudiante podrá solicitar autorización para cambiarse de programa de estudios antes de comenzar o luego de haber estado matriculado en otro programa. Todo estudiante que desea cambiar de especialidad tiene que pasar por la Oficina de Registraduría y completar la Solicitud de Cambio de Especialidad.  Se evaluará nuevamente su base de admisión para verificar que cumpla con los requisitos para el programa académico solicitado.

¿Cuál es la calificación mínima que puedo obtener para aprobar los cursos?

La calificación mínima en cursos de especialidad es de “C” y cursos generales es de “D”. Es importante que todo aspirante a graduación deberá tener al momento de otorgarle el Certificado o Diploma de su programa de estudios un índice académico general mínimo de 2.00 o más, un índice académico general de especialización de 2.00 o más.

¿Cómo puedo remover un incompleto?

Todo estudiante que obtenga una calificación de Incompleto (“Inc.”) debe removerla dentro de los primeros cuarenta y cinco (45) días académicos después de haber iniciado el siguiente semestre académico. Las calificaciones de “Inc.” que no se remueven durante el periodo prescrito, se convertirán automáticamente en “F”. El trámite de remoción de incompleto conlleva un cargo de $20.00.

Política de Remoción de Incompletos para Estudiantes de Técnico de Farmacia:

Todo estudiante que al finalizar el semestre académico y no haya terminado sus horas de práctica, por inconvenientes con el preceptor, recibirán una calificación de “Inc.” y deberá completar las horas de práctica con la debida autorización del (de la) Decano(a) Académico(a) y/o Director(a) de Recinto. La remoción del incompleto no conlleva cargos monetarios. Todo estudiante que no complete sus horas de práctica por condición médica o muerte de un familiar (padres, conyugues e hijos) recibirá un Incompleto y continuará haciendo su práctica con la debida aprobación del (de la) Decano(a) Académico(a) y/o Director(a) de Recinto. Para la remoción de este Incompleto deberá pagar una cuota de $20.00 en la Oficina de Tesorería del American Educational College.

Estuve fuera de la Institución un semestre y deseo matricularme nuevamente; ¿qué proceso tengo que llevar a cabo?

Todo estudiante que haya descontinuado sus estudios por más de un semestre o periodo, deberá solicitar readmisión en la Oficina de Registraduría y radicar el formulario de readmisión cumplimentado en todas sus partes y pagar los cargos correspondientes en la Oficina de Tesorería.  Esta Oficina, luego de analizar la documentación oficial, determinará en coordinación con el (la) Vicepresidente(a) de Asuntos Académicos o Decano(a) Académico(a) y/o el (la) Director(a) de Recinto la elegibilidad del estudiante para readmisión, utilizando las normas establecidas en el Catálogo.

Los estudiantes readmitidos se regirán por el Catálogo General, Normas y Reglamentos vigentes del Colegio al momento de su readmisión, y deberán cumplir con todas sus obligaciones financieras con la Institución.

Todo estudiante graduado del American Educational College que ha completado todos los requisitos de Diploma o Certificado, deberá solicitar admisión a un nuevo programa en la Oficina de Admisiones, si desea continuar estudios.  Todo estudiante que solicite readmisión al American Educational College será clasificado en el status en que se encontraba en su último semestre de estudios.

Estuve un tiempo fuera de la Institución y quiero reanudar mis estudios, ¿continúo con el secuencial curricular por el que fui admitido a la Institución cuando comencé?

Todo estudiante que haya descontinuado sus estudios por más de un semestre o periodo, deberá solicitar readmisión y el mismo se regirá por el currículo, Catálogo General y Normas y Reglamentos vigentes del Colegio al momento de su readmisión. Todos los cursos aprobados con más de cinco (5) años caducan y tienen que ser repetidos.